第2回 自治体ビジネスは年度末対応が重要。その理由とは?

みなさん、こんにちは。
株式会社LGブレイクスルー代表取締役の古田智子です。

3月は年度末と重なる時期。自治体も民間企業も忙しくなります。
第1回目のメルマガでは自治体ビジネスにおいて年度末に起こる2つのことについてお伝えしました。
第2回目となる今回は「なぜ年度末対応が重要なのか?」についてお話していきます。

■自治体職員の人事異動、引き継ぎをしないって本当!?

メルマガ第1回目の前回は「自治体ビジネスをしていると、年度末と仕事の納品時期が重なってしまう」というお話をしました。 仕様通りに納品できなかった場合は再納品やそのためのスケジュール調整など、やらなければならない仕事が急激に増えることがあります。
年度末にはこうしたイレギュラーな事態を想定の上、計画を立てることが対応策になりますが、実はそれ以上に重要なのが「職員の人事異動対応」です。 人事異動は、民間企業でもよくあることですよね。
 「単純に次の人に引き継いでもらえばいいのでは?」と思う方もいらっしゃると思いますが、自治体の人事異動は引き継ぐ時間がほとんどありません。
わずか数日で前任者は荷物をまとめていなくなってしまいます。この「時間がない」ところが民間企業と大きく異なっているのです。

 では、どうしてこんなに異動期間が短いのでしょう?

これにはいろいろ理由がありますが、1日の切れ目もなく行政サービスを住民に届けなければならないことや、仕事の範囲が担当者によって明確に決められていることなどが背景にあります。
自治体の組織特性上、そうしたルールになっていることを踏まえると職員の人事異動は「引き継ぎがない」という前提条件のもと対応策を考える必要があります。

■これ1冊で、これまでの経緯が分かる!「引き継ぎ書」

1人の自治体職員が担当する民間企業の数は何十社にも及びます。
辞令から異動までの間、後任の方に各企業の説明を一からする時間はありません。
引き継ぎはほとんど口頭ベースでおこなわれ「じゃあ、あとはよろしく」ということになります。

では、これまで担当職員と進めてきた話は「0」の状態に戻ってしまうのでしょうか?

いえいえ、そんなことはありません。
後任の方は民間企業に対し「この企業とはこれまでどんなことをやってきたのだろう?」ということを手短に知りたいと考えています。これまで進めてきたことをサクッと知ってもらうために、私たちができること。
それが「引き継ぎ書」の作成です。
引き継ぎ書とは何かというと、読んで字の如く「今までどういう状況だったのか」「新しい年度で何をやる予定だったのか」など、後任の方が知っておかなければならないことを引き継いだ書面のことです。
これがあると自治体職員は今まで進めてきた案件の内容が一目で把握できるので、とても助かります。

引き継ぎ書はA4ファイル1冊にまとめて渡すだけです。
内容について細かい説明をする必要がないので「いいですよ。では後任の方に渡しておきますね」と前任の職員にも受け取ってもらいやすくなります。
また後任の方も、渡された資料を見るだけで大方のことが把握できるようになります。

この引き継ぎ書は私たち民間企業が自主的につくって渡すものなので、行政における作成義務はありません。ただ、この「ひと手間」が今後の自治体ビジネスに大きな影響を与えることは間違いないと思います。 

■まとめ 

今回は年度末対応の重要性と、職員の人事異動で「用意するといいもの」についてお伝えしました。
次回は「引き継ぎ書の作り方」について、具体的にご紹介していきます。

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