第3回 実践!引き継ぎ書を作ろう!

みなさん、こんにちは。
株式会社LGブレイクスルー代表取締役の古田智子です。

「年度末におさえておきたい自治体コミュニケーション」に関するメルマガも第3回目となりました。
今回は人事異動対応の際に非常に役立つ「引き継ぎ書」の作り方についてお伝えしていきます。

・どんな内容にすればいい?
・渡すときの仕様は?
・どんなタイミングで渡すべき?

そんな疑問を解消していきましょう。

■「引き継ぎ書」の内容とは?

引き継ぎ書には、どんな内容を記載すればいいのでしょう?

引き継ぎ書は、前任の方との「これまでやりとり」をまとめた資料です。各項目ごとにA4用紙1枚にまとめられており、これを読めば大体の内容が把握できる… 

そんなイメージを持っていただけると作りやすいかもしれません。

ではどうやって作るのでしょう?
引き継ぎ書に記載すべき項目を下記にまとめましたのでご覧ください。

①案件名
②現在までの経緯
③準備状況(財政課のヒアリング結果など)
④発注形態
⑤自社の概要
⑥自治体との合意事項など
⑦添付資料

ここからは1つ1つ、内容を説明していきます。
②~⑥までは、各項目A4用紙1枚におさまるようコンパクトにまとめていきましょう。
(ボリュームが少ない項目は、2つをまとめて1枚におさめても大丈夫です)

①案件名
まず、引き続き書の表紙は「次年度に向けて仕様書を一緒に作り、予算要求した案件名」にします。ファイルの名前=案件名にしましょう。

②現在までの経緯
現在までの経緯をまとめます。打ち合わせメモや議事録を時系列で綴じ込んでおくと分かりやすいですね。言葉としては残っていないけれど、事業の細かい方向性の内容や調整してきたこと、ニュアンス的なことも備考として記載しておきましょう。

③準備状況
予算要求した案件の現時点(引き継ぎ書を作る時点)までの予算化の状況をまとめます。例えば「財政課のヒアリング結果はこうでした」など、職員さんとやりとりした結果をメモとしてまとめておきます。

④発注形態
入札なのか、プロポーザルなのか、その時点で分かることを書いておきます。

⑤自社の概要
会社概要や担当者の連絡先をまとめます。これは既存の資料でもかまいません。

⑥自治体との合意事項
自治体との合意事項を記載します。前任者と何を合意したのか、何を調整したのかをまとめ、決まったことは箇条書きにしておきましょう、議事録などに書いてある場合は議事録の中の文章をマーカーなどで目立たせたり、付箋をつけて分かりやすくしておくといいですね。

⑦添付資料
添付資料は、今まで自治体側に提出した資料一式のこと。提出した順に時系列でまとめておきましょう。

この7項目が引き継ぎ書の内容となります。
こうした引き継ぎ書があると、後任の担当者さんも担当企業とのこれまでのやりとりや進捗具合をスムーズに把握しやすくなります。

■どんな仕様で渡す?渡すタイミングは?

先の見出しでお伝えした7項目が記載された資料は、各項目ごとにA4用紙1枚程度にまとまっているはずです。
それらのA4用紙をプリントアウトしたら、A4ファイルにファイリングしていきましょう。
ファイルにつける名前は「案件名」です。

ファイル形式はパンチで穴を開けて綴じるタイプでも、クリアポケットにそのまま入れるタイプでも大丈夫。見る人が「扱いやすい」と思うものを選んでみてください。

そしてその1冊を引き継ぎ書として前任者の方に渡します。
渡すタイミングは職員さんの異動が明らかになったあとです。お会いしたときに「新しい担当者さまに、これだけ渡しておいていただけますか?」とお願いしましょう。

前任者の方は「渡すだけでいい」
後任の方は「もらうだけでいい」
これなら、どちらの負担にもなりませんよね。

年度末の自治体コミュニケーションにおける「人事異動対応」。
その際はぜひ「引き継ぎ書」を活用しましょう。
その後のビジネスにも少なからず影響を与えることになるかと思います。

■まとめ

今回は人事異動対応に役立つ「引き継ぎ書の作り方」について、具体的にご説明いたしました。
次回は人事異動後の「後任の方へのフォローの仕方」についてお話していきます。

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