目次
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今回から番外編で、先日7/14（水）に開催したオンラインイベント「自治体営業本の著者が大集結！自治体営業の極意を語る120分」にご出演いただきました、新潟市議会議員・行政書士の伊藤健太郎さんの著書「地方自治体への営業 ー実は「お役所」こそが、ビジネスチャンスの発信地ー」を元に全4回にわたり、お届けしていきます。
伊藤さん独自の「現役地方議員・元自治体職員」の目線から、自治体ビジネスの営業に役立つ情報お伝えしていきます。
第1回 スローテンポ、厳しい審査…自治体の「なぜ？」を元市役所職員が解説！
元市役所職員、現在は市議会議員の「伊藤健太郎」と申します。
今回のテーマは「自治体特有の『なぜ』？」についてです。
みなさんは
・どうしてこんなに反応が遅いのだろう
・審査が厳しすぎる……
・コンペは所詮デキレースなのでは？
といった疑問を感じたことはないでしょうか。
このような自治体に関する疑問について、元市役所職員の経験をもとに解説していきます。
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（目次）
■自治体からの反応、どうしてこんなに遅いの？
■どうしてこんなに審査が厳しいの？
■コンペはデキレースじゃないの？
■まとめ
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■自治体からの反応、どうしてこんなに遅いの？
「ビジネスはスピード勝負」と考えている民間企業が驚くことのひとつが、自治体のスローテンポです。
反応の鈍さに、やきもきしてしまう方もいるかもしれませんね。
ただ自治体がスローテンポなのは、スローにならざるを得ない理由があります。
それはどんな理由でしょう？
自治体には「物事が決まるタイミング」があります。
このタイミングは毎年同じで、どんな案件でも同じタイミングで物事が決まり進んでいきます。
自治体ビジネスでは、特にこの決まったタイミングで対応がスローテンポに陥りやすくなります。
ではどんなときにスローテンポになるかというと、大きく3つあります。
・議会における議決
・首長の選挙
・人事異動
それでは、ひとつひとつ解説していきましょう。
① 議会における議決
例えば、2021年4月に自治体から仕事を依頼されたとします。
しかし、契約は翌年3月末。
なぜ契約締結まで、そんなに時間がかかってしまうのでしょうか？
それは「3月の議会で議決することで、正式決定」となるからです。
それまでは、正式な決定がなされません。その間に「受注は間違いない」と大きな顔でふるまってしまうと、そのことを理由に案が否決され、取り返しがつかないことになる可能性も、0ではありません。
自治体ビジネスは「3月の議会で議決されたあとに、契約締結の場が設けられること」を必ず覚えておきましょう。
② 首長の選挙
本来、行政の原則は「継続」ですが、まれに「首長選挙」が行われる場合があります。
選挙の時期、自治体職員は、
・次の首長は誰になりそうなのか？
・首長になった人への対応をどうするか？
といったことに、想像以上のエネルギーを消耗します。
この時期に民間企業との取引がおろそかになってしまうのは、残念ながらいたしかたないことなのです。
首長の選挙がある場合は、誰が首長になるかが明確になってから取引を進めたほうが、
お互いの精神衛生上、好ましいといえるでしょう。
③ 人事異動
人事異動の時期も、自治体の反応はスローテンポになります。
その理由としては、次の担当職員がこれまでの担当職員と同等の権限を持つか分からないからです。
答えられないことも増えるため、自治体側は対応を保留気味にします。
この場合も首長選挙のケースと同様、人事の内容が明確になり部署内が落ち着いてきてから、営業活動を再開するようにしましょう。
■どうしてこんなに審査が厳しいの？
次は「どうして審査が厳しいのか？」についてです。
・決められた様式
・印鑑の押し方
・提案書の仕様
自治体の決まりごとの多さに、驚かれたことのある方は多いと思います。
なぜ自治体にはこのような決まりが多いのか？
それは「リスクを最小限におさえる」ためと考えられます。
民間企業と違い、自治体は取引相手に不誠実な対応があった場合「訴える」ことができません。
仮に民間企業にだまされても、訴訟を起こすという想定はなくそもそも裁判を起こす費用もないのです。
そのため、自治体は慎重を期して行動します。その最たるものが「前例踏襲」と「マニュアル化」です。
自治体職員にとっては、この仕組みに従い対応することで何かあった場合も個人ではなく組織の責任とすることができます。この仕組みは非難されることのように思えますが、このような仕組みがなければ全責任が自治体職員の肩にのしかかります。
安易に訴訟を起こさない行政にとって「審査を厳しくする」ことは、総合的な観点から見ても合理的な方法のひとつなのです。
こうした体裁を民間企業が守ることは、結果的に審査に余計な時間をかけないことにもつながります。
素直に受け入れることが、民間企業のメリットにもつながると意識しておきましょう。
■コンペはデキレースじゃないの？
みなさんの中に、コンペに参加した経験のある方はいますか？
あまりに勝てないので「デキレースなのでは？」と疑ってしまいたくなる方もいるかもしれません。
しかし、元市役所職員の私からいわせると
「そんなことはありえない」というのが正直な気持ちです。
例えば、案件に勝った企業の裏には有力な人物が控えている、と考える人もいます。
私自身、提案競技の事務を担当したことがありますが、お金のために不正をする議員や審査委員は存在しません。もし不正を働くなら確実に勝つために次点との差を大きくつけるはずですが、実際の案件では僅差のケースが少なくありません。
不正を働くには部下なども巻き込む必要がありますが、部下が忠実に実行するかどうかも不確かと考えるとリスクが大きすぎます。合理的に考えても「お金を介したデキレースが行われている」という考えは、現実味がとても薄い話といえそうです。
■まとめ
今回は
・自治体がスローテンポになるのは「物事が決まる時期」があるから
・審査が厳しいのは「職員のリスクを最小限におさえる」ため
・デキレースはリスクが大きすぎるため、現実味がない
といった自治体事情を説明しました。
自治体への「？」をスッキリ解消して、実りのある営業活動を行っていきましょう！
第2回 自治体営業の「NO」に傷つかないために…事前に知っておいてほしい3つのこと
自治体営業は「難しい」とよくいわれますが、それは自治体独自の仕組みによるところが大きいと思います。
仕組みさえ理解すれば自治体営業は効率的かつ、前向きに取り組むことができるのです。
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（目次）
■一度の「NO」で傷付く必要はなし！
■年上の人に権限があるとは限らない！
■今いる担当者が、この先もいるとは限らない！
■まとめ
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■一度の「NO」で傷付く必要はなし！
みなさんの中には、どんなに「NO」といわれてもこたえない、強靭な精神を持つ方もいるかもしれません。
しかし「断られる」経験というものは、少なからず心が傷ついてしまうものではないでしょうか。
自治体にアプローチしてみたものの、「資料だけ置いていってもらえますか？」
「後日、何かあればご連絡しますね」「今は必要ありませんので」など、つれない対応をされてしまったら……。
「見込みがない」と思い込んでしまうと、再び足を運ぶ気にもなれず、後ろ向きな気持ちになってしまうかもしれません。
しかし！諦める必要はないのです。
それは自治体の「NO」が、すべての「NO」ではないからです。
自治体が「NO」といったのは、単純に「タイミングが悪かった」というケースが多々あります。自治体は年間を通して一定の時期、あるいは月々の中でも「どうしても話を聞けないタイミング」というものが存在します。
具体的には
・議会開催中
・イベント前後
・窓口による申請・届け出の受付期間
などですね。
このタイミングは、民間企業の営業担当者と向き合う時間の余裕がなく「NO」といわざるをえないのです。
言い換えれば「今はNO」ということ。
自治体職員の都合の良いタイミングに再度アプローチをする意味は十分にあります。
「NOといわれたから、もう無理だろう」と諦めるのは、非常にもったいないのです。
■年上の人に権限があるとは限らない！
年功序列の企業は多いですよね。
それは自治体も同様で、年上の人ほど権限を有しています。
自治体の場合、多くの決裁権を持つのは「課長」ですが、年功序列なので係長よりも課長のほうが年上であるケースが多くなります。そのため「権限のある課長にアプローチしよう」と考えるのは自然なことですが、注意してほしいことがあります。
それは「課長が部署のすべてを把握しているとは限らない」ということです。
どういうことでしょう？
自治体は人事異動が活発な組織です。
それゆえ、営業に出向いたら課長は異動したばかり。係長は3年目で、その下の主任は5年目だった……というケースも少なくありません。「課長がその部署のベテラン」というケースのほうが稀なんですね。
そうした状況を無視して課長にばかりアプローチをすると、どうなるでしょう？
ほかの職員からは「あの人は、権限のある人にしか興味がない」と白い眼で見られます。
そして当の課長からも良い評価は得られないのです。
最終的に決定を下すのは課長ですが、課長は部下を信頼しています。
商品やサービスがいかに自治体にとって有用か、どんな懸念があるか。
そうした細かい情報は、他の職員から課長に伝わるものです。
自治体ビジネスは「すぐには結果がでない」という特徴があります。そんな中で「権限のある人にだけアプローチする」のは近いようで遠回りになるばかりか、信用を落とすリスクもあります。
自治体営業は担当してくれる職員と丁寧なやり取りをおこない、信頼を積み重ねていくことが結果的に近道になります。
■今いる担当者が、この先もいるとは限らない！
担当職員と信頼を積み重ねること以外に、もうひとり意識したいキーパーソンがいます。
それが「係長」です。
係長は、部下をまとめながら着実にミッションを進めていく現場指揮官です。
係長と課長の関係が良好な部署は大きな成果を出しているところが多く、そうした部署では課長は係長に、最大限の信頼をおいているように感じます。そのため担当職員と同様に、係長とも信頼関係を築いておきたいところですが、ベテランで力のある職員は人事異動の頻度が高い、というのも自治体の特徴。
商品やサービスの有用性を理解してもらい始めたタイミングで、大事な係長がいなくなってしまった……なんてことも珍しくはありません。
そんなときのために自治体営業に出向いた際は、できる範囲で課長や課長補佐にも挨拶をしておきましょう。また担当職員や係長が不在のときには、あえて若手職員に声をかけて話をするなど重層的な付き合いを心がけます。
こうした働きかけで、部署全体との信頼関係を構築することができ、キーパーソンの人事異動があった場合も、自治体ビジネスを変わらず継続していくことができるのです。
■まとめ
本日は
・一度の「NO」で諦める必要はない
・年上の人に権限があるとは限らない
・今いる担当者が、この先もいるとは限らない
といった自治体営業の予備知識と、その理由をお伝えしました。
大切なことは自治体側の都合の良いタイミングを見計らいながら「部署全体」と丁寧な付き合いをすることです。ぜひ意識してみてくださいね。
第3回 自治体ビジネスでNGな営業とは？信用を勝ち取る営業アプローチ3つも紹介
民間企業相手に行っている営業アプローチを自治体にも実施すると、「それは困るなぁ……」と思われているケースがあります。
今回は、民間企業とは異なる自治体ビジネスの特徴を知りながら「気持ちのいい営業マン」になるためのポイントをおさえていきましょう。
NG事例と解決策を合わせてお伝えしますので、参考にしてみてください。
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（目次）
■営業アプローチ①名刺とパンフレットを渡すだけはNG！
■営業アプローチ②若い職員を大事に扱わないのはNG！
■営業アプローチ③初対面で取り引きの話をするのはNG！
■まとめ
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■営業アプローチ①名刺とパンフレットを渡すだけはNG！
「営業は足で稼ぐ」といわれ、毎日のように自治体に足を運んでおられる方も多いと思います。
しかし、そんな苦労が水の泡になっているケースを、私は何度か目にしてきました。
それが、わざわざ自治体まで来ているのに「名刺とパンフレットだけ置いて帰る」ことです。
「自治体職員さんはとても忙しいだろうから……」
「弊社のサービスは、資料を見てもらえれば分かるから」
それはもしかすると、配慮や気遣いからくる行動かもしれません。
ただ名刺とパンフレット（カタログ）だけを置いて帰る営業は、ほとんど無駄になってしまうのです。
というのも職員のほとんどは、名刺を見ても「ピンとこないから」です。
職員のほとんどは民間企業で働いたことがなく、肩書きを読んでも「何をしている人なのか」分かりません。
さらに、一方的に渡されたパンフレットやカタログを開いてじっくり読むことも、ほとんどありません。
なぜなら職員は地域住民の税金で働いているからです。
何も取り引きが始まっていない相手の資料を読み、時間をとることは、税金の浪費になると考えるんですね。
もちろん職員から求められてパンフレットを置いていく場合は別です。
基本的に、一方的な置き土産を残す活動は、あまり喜ばれないと覚えておきましょう。
【解決策】
一方的に置いていくのではなく、必ず話を聞いてもらう時間をつくりましょう。
難しければ「こちらは職員のみなさんの勤務時間削減につながるサービスです。ぜひ見てください」など、相手のメリットとなるひと言を添えて渡すようにします。そうすると興味を持たれやすくなり、読まれる可能性も高まります。
■営業アプローチ②若い職員を大事に扱わないのはNG！
自治体ビジネスにおけるキーパーソンは、誰になるかをご存知でしょうか？
決裁権を持つ課長、現場を仕切る係長は大切なキーパーソンですが、そうした人物だけにアプローチを行い、若手社員への対応を怠ると痛い目にあうことがあります。
実は若い職員は、ありあまるパワーを持っています。正義感や地元への愛着が強く、地域のために動くことに高い意欲を持っている人が多いんですね。こうした若手職員がゆくゆくは係長に、課長になって行政を背負っていくことになりますし、最近は30代半ばで早めに昇任するケースも多々あります。
「まだまだ若手だから」と侮っていると、いつの間にか係長・課長になっていた……なんてことも珍しくはありません。
また若手職員にとって「IT」は身近な存在です。自社の製品やサービスが、ITに関わるサービスの場合は、 「〇〇機能が〇〇の業務を代わりにやってくれます。この業務の効率化で残業を月10時間ほど減らすことができます」といった具体的な提案を行いましょう。非常にささります。
若手職員は製品やサービスの理解が早く、ほかの年配職員に分かりやすく伝えてくれるといった面もあります。保守的な自治体の現状を変えていくには、若手職員とのコミュニケーションが鍵を握ります。自治体ビジネスに取り組むなら、若手職員も重要人物として営業することを心がけましょう。
【解決策】
具体的な提案ほど、若手職員にささることも。
営業アプローチは相手の特性を理解して、効果的に行っていきましょう！
■営業アプローチ③初対面で取り引きの話をするのはNG！
初対面で具体的なセールスの話をする。営業マンであれば自然なことですよね。ただ自治体ビジネスにおける初対面でのセールストークは、「長期的な付き合いができない人」という烙印を押されてしまう危険性があるため、注意が必要です。
自治体ビジネスでは、取引が即決することはまずありません。
自治体が新たな商品やサービスを購入するまでには、さまざまなプロセスを必要とします。
例えば、
・住民のためになるのか？
・導入によるデメリットはあるか？
・競争が成立するか？
といった検討を踏まえ「予算を確保するかどうか」の協議から入ります。
そのほかにも、
・金額は妥当、かつ適当か？
・他都市の導入事例では、どのような効果がもたらされたか？
・類似商品にはどのようなものがあるか？
など、さらなる検討が行われるのです。
こうした背景がある中、出会ったその日に自社の製品を売り込んでくる営業マンに対し、自治体職員はどう思うでしょう？
「この人は、これから続く地道な作業にきっと耐えられないだろう」そう感じてしまうかもしれません。最後に勝つのは「信用」のある企業です。自治体からの信用を勝ち取るには「地元住民の力になりたい」という気持ちを忘れないことです。先を急がず信頼関係を深めながら、自治体側の状況を把握したうえでタイミングよくセールスを行うようにしましょう。
【解決策】
初対面で取引が成立することはないことを踏まえ「信用構築」を目的に職員と接する。
自社ではなく地域住民のために、情報共有やサービスの提案を行っていきましょう！
■まとめ
自治体ビジネスの営業では、次の3つの心がけが信用を勝ち取ることにつながります。
・名刺とパンフレットの置き土産はせず、話を聞いてもらってから渡すようにする
・若い職員も大事に扱う
・初対面で取り引きの話はせず、信用構築に努める
上記のポイントを、ぜひ意識してみてください。
第4回 自治体トラブル「あるある事例」3つ！覚えておきたい対処の仕方とは？
今回のテーマは「自治体ビジネスで起こりがちなトラブルとその対処法」についてです。
こうした対処法をあらかじめ知っておけば、いざ現実になったときに冷静な対応ができたり、信頼関係の悪化を防いだりすることができます。
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（目次）
■答えられない質問をされたときは？
■スキャンダルを起こしてしまったときは？
■「言った」「言わない」で揉めてしまったときは？
■まとめ
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■答えられない質問をされたときは？
自治体ビジネスにおいて、自社の製品やサービスを前向きに検討してもらっている段階でよくあるのが「質問されたのに、上手く答えられなかった……」というケースです。
この事例はトラブルとまではいきませんが、順調にやり取りが続いている段階であればあるほど「悪い印象を与えてしまったかも……」と気を揉まれる方も多いことでしょう。
けれど、安心してください。
答えられない質問には「正確には分からないので、改めてご報告させてください」と伝えれば大丈夫です。
この場合は、後日改めて質問への回答をお知らせする場を設けてもらいましょう。
曖昧な状態で答えてしまい、あとから訂正するよりも「宿題」という形にしたほうが職員とのコミュニケーションも増えますし、信頼関係の構築につながります。
事前に質問内容が予測できる場合を除いて、分からないことはいったん持ち帰ることをおすすめします。
後日になっても正確な情報を伝えることが、自治体ビジネスでは有利に働くことを覚えておきましょう。
＜対処法＞
その場で適当に答えず「正確な情報を伝えたいので、いったん持ち帰らせてください」と伝える。
即座に答えられなくても、印象は悪くならない。
■スキャンダルを起こしてしまったときは？
自治体ビジネスで気を付けたいことのひとつ。それが「スキャンダル」です。
特に自治体は取るに足らないと思われること、業務に関係ないと思われるスキャンダルにも厳しい組織といわれています。
万が一、事件や事故・コンプライアンス違反などがあった際は、迅速な情報共有をおすすめします。
こうしたスキャンダル報告は、早すぎれば早すぎるほど「良し」とされます。
契約直前にスキャンダルが明るみになり白紙に戻った場合、ダメージを受けるのは自社ではありません。
それまでやり取りをしてくれた担当者です。
スキャンダル報告を迅速に行うことで「今回は白紙になってしまったけれど、誠実に対応してくれた。
また機会があれば見積もりをお願いしてみよう」など、長期的な信頼の獲得につながります。
＜対処法＞
スキャンダルは、起きたらすぐに自治体に報告すること。
それが長期的な信頼関係の構築につながる。
■「言った」「言わない」で揉めてしまったときは？
契約の段階で、認識に相違があった場合、どうしたらいいのでしょう？
公務員と民間企業の社員の間には「当たり前」と感じていることに差がある、と私は思います。
例えば、売り上げを上げながらコストをおさえることが使命の民間企業と、安定した地位のもと予算の範囲内で業務をこなす公務員では、コスト意識にズレが生じるのは致し方ないことです。
「ここまで作業をしてくれるものと思っていた」
「ここからは作業範囲内に含まれていない」
そのような「すれ違い」を生まないためには、自治体とのやり取りを「紙やメールに残す」ことです。
また打ち合わせ終了後には要点をまとめたメモなどを、メールで情報共有しておくのもいいですね。
これまでにどのようなやり取りが行われたか、互いに見える状態で記録しておくことは、ビジネスをスムーズに進めるためにも必要な工程のひとつ。しっかり記録・管理しておきましょう。
＜対処法＞
自治体とのやり取りは、紙やメールで記録しておく。
打ち合わせの内容も都度まとめて共有すると、自治体とのすれ違いが起きにくい。
■まとめ
自治体ビジネスで起こりがちなトラブルには、下記のような方法で対処しましょう。
・答えられない質問をされたときは、いったん持ち帰る
・スキャンダルが起きたら、すぐに自治体に報告する
・自治体とのやり取りは、紙やメールで記録しておく
どれも自治体との信頼関係構築につながる対処となります。
今後何かあったときに備え、覚えておきましょう。
