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第1回・第2回・第3回・第4回 自治体ニーズ・地域課題の把握 | ニーズの引き出しに役立つ神業ツール、アポの取り方ノウハウ

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第1回・第2回・第3回・第4回 自治体ニーズ・地域課題の把握 | ニーズの引き出しに役立つ神業ツール、アポの取り方ノウハウ

2021.04.27

コラム

目次

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今回は「自治体ニーズ・地域課題の把握」を大きなテーマに据え、全4回にかけてお伝えしていきます。

    第1回 自治体ビジネスの第一歩。各部署の「ニーズ」を読み解こう!

    ■自治体ニーズは「地域住民のニーズ」
    突然ですが、みなさんはどんな人とお仕事をしたいですか?
    時間を守る人、傾聴力のある人、柔軟性のある人…。
    挙げようとすればいろいろと浮かんできますが、そのひとつに「理解しようとしてくれる人」があるように思います。
    打ち合わせで何も調べずに来る人と、会う前から自分のことをリサーチして来る人がいたら、後者と仕事をしたいもの。
    「会う前から自分のことを理解しようしてくれる姿勢」には好印象を抱く人が多いと思います。

    それは自治体ビジネスも同様です。
    自治体のニーズを把握した状態で臨むことで、信頼関係の土台づくりができます。

    では、自治体ニーズとは何でしょう。
    自治体が目指すのは地域住民が便利に快適に暮らしていけること。
    つまり自治体が求めていることは地域住民、あるいは将来の地域住民のニーズということもできます

    ニーズを知ると、自治体ビジネスで自社が訴求するポイントをつかみやすくなります。
    ニーズの把握は自治体ビジネス成功の鍵を握るといってもいいでしょう。

    ■各部署のニーズを知る!代表部署5つのニーズとは?
    自治体には、地域課題ごとに編成されたさまざまな部署が設けられています。
    ここからは代表的な5部署の業務内容と、その部署が求めているニーズの一例を紹介していきましょう。

    【産業振興課】
    ・業務内容
    産業振興課は民間企業がスムーズに事業展開できるよう、支援を行う部署です。
    産業振興課の活動は単独ではなく、商工会議所や業界団体、金融機関、大学などと連携して展開されるため、その課題は多岐にわたります。
    製品、コンテンツ、サービス、技術など解決の糸口も多様なので、民間企業との連携が最も効果を発揮する部署といえます。

    ・産業振興課のニーズの一例
    ――資金難に陥った企業への対応策を知りたい!
    ――地元のシャッター商店街に再び活気を取り戻すための施策アイデアが欲しい
    ――特産品を首都圏に住んでいる人にも知ってほしい。どんな方法が効果的だろう?

    【観光課】
    ・業務内容
    観光課は観光庁が定めた目標や取り組みなど、国の方向性を把握したうえで観光客に来てもらうための企画や施策を立てたり、プロモーションを行う部署です。
    自治体によっては「観光振興課」「観光企画課」などと呼ばれることもあります。
    地域にどう観光客を呼び、どう満足してもらえるかを常に考えています。

    ・観光課のニーズの一例
    ――外国人の観光客にもっと来てほしい!事前のリサーチや、情報発信、パンフレットの作成、誘客促進のための運営など確かなインバウンドモデルをつくりたい!

    【生活安全課】
    ・業務内容
    暮らしの中の危険に対する注意喚起を行い、安全に暮らしてもらうための部署が生活安全課です。
    日ごろから消費者トラブルの対応、ワークショップ、イベント開催などの活動を行っていますが、なかなか地域住民に防犯リスクの意識を持ってもらえない…という悩みがあり民間企業には「効率的に伝える力」を求めています。

    ・生活安全課のニーズの一例
    ――開催するイベントやワークショップに参加してくれる人を、もっと増やしたい。
    魅力的な企画内容、集客のためのポスター、パンフレットなどをつくってほしい
    ――防犯に関する注意喚起の取り組みはたくさんしてきたけれど、その情報をいろんな媒体で発信しているので、ややこしい…。
    ひとつの媒体に集約するにはどうしたらいい?

    【農林水産課】
    ・業務内容
    農業・林業・水産業・畜産業などを盛り上げ、管理や保護、改善していくための部署が農林水産課です。
    地域特有の水産物、農産物などの魅力を伝えたり、天然資源を管理したり、関連する仕事につく人を確保したりと、その業務は多岐にわたります。

    ・農林水産課のニーズの一例
    ――豊富な海産物が魅力の地域なのに、その魅力がいまいち伝わっていない気がする…。
    効果的な情報発信の方法を知りたい!

    【児童福祉課】
    ・業務内容
    児童福祉課は、子どもに関するあらゆるサポートを担う部署です。
    ここでは子育て支援、児童虐待対策、母子家庭への支援、少子化対策などを行っています。
    すでにさまざまな民間企業と手を組んでおり、民間ならではの質の高いノウハウが地域住民に提供されています。

    ・児童福祉課のニーズの一例
    ――母子家庭向けに、お母さんの負担を軽くするアプリの開発をお願いしたい
    ――育児中の精神的なストレスをやわらげるような情報発信を行いたい
    ――児童虐待の相談はとにかくスピードが命。連携を素早くとって子どもを守る必要があるのに、情報共有がスピード感のない紙媒体…。どうしたらいいだろう?

    ■まとめ

    自治体の各部署はそれぞれ異なるニーズを持っています。
    今回は5つの部署に限定してご紹介しましたが、ほかにもたくさんの部署が存在しますので自社の製品・サービスでどんなニーズを満たせそうか、リサーチしてみましょう!

    第2回 自治体と民間で異なるアポの取り方。正しいノウハウを事例で解説

    ヒアリングのためのアポ取りは、民間ビジネスとやり方が少し異なります。
    これまでの思い込みを取り払い、自治体ビジネスならではの常識を身に付けていきましょう。

    ■自治体職員が、民間企業に求めている3つのこと

    「自社の製品やサービスを紹介するための時間」
    自治体ビジネスのヒアリングを、このように捉えている方はいませんか?

    もちろん目的は仕事を発注してもらうことです。けれど自治体には民間企業にはない仕組みが存在します。

    その仕組みの中で動く自治体職員さんが求めていることは何か?
    その何かを知ることがアポ取りの成功、さらには自治体ビジネスそのものの成功へとつながっていきます。

    では自治体職員さんは、ヒアリングに来る民間企業の方にどんなことを求めているのでしょう?
    大きく3つに絞ってまとめましたので、ご覧ください。

    ① コンプライアンスと公平性を理解してほしい 

    自治体の担当職員さんは「この企業さん、いいな」と思っても「どの企業に発注するか?」を決める企画競争の評価メンバーに入ることができません。すべての企業に対して公平性を保つ必要があるため、思い入れのある企業を贔屓(ひいき)にはできないジレンマがあります。
    だからこそ価値のある企業には戦い方をマスターして勝ってほしい…!そんな気持ちを抱いています。

    ②予算書や行政計画を、きちんと見てから来てほしい

    民間企業相手の打ち合わせでは、必ず相手企業の事業内容をリサーチして臨むことが多いですよね。
    これは自治体ビジネスも同様で「打ち合わせに来る前に、資料を見てきてほしい」と職員さんは思っています。どんなニーズを持っているかは予算書や行政計画に書いてあり、これらの情報は自治体のホームーページからダウンロードできます。
    ヒアリングを互いに有益な時間にするためにも、自治体の情報は事前にインプットしておきましょう。

    ③ 提案を受け付けている時期に来てほしい

    自治体営業のアプローチは「年度が明けてから8月頃まで」と期間が限定されています。
    それは自治体がこの期間に情報収集を行い、次年度事業を検討するからです。
    「情報が欲しい!」と思っている時期は、自治体側もウェルカムな状態に。営業活動を意味あるものにするためにも、アプローチのタイミングを間違えないようにしましょう。

    ■「OK事例」と「NG事例」を参考に、アポ取りしてみよう!

    ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
    【A社の社員】
    「ちょっと近くに立ち寄る予定があり、ご挨拶に伺いたいです。ぜひ弊社の紹介をさせてください!」
    【電話を受けたA市の職員】
    「(この忙しいときに…)それなら資料を送っておいてください」
    ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

    これはある企業の社員が自治体にアポ取りをした際の一例です。

    電話でのアポ取りは一般的ですが、自治体の場合「資料だけ送っておいてください」と言われてしまうケースがあります。
    実は自治体ビジネスのアポ取りは、民間企業と同じようなやり方が通用しません。
    Aさんからのアプローチに対し、A市の自治体職員さんが思ったのは「この人の話を聞くことが、自治体の何の役に立つのだろうか?」ということ。必要性を感じられなかったんですね。

    アポ取りで重要なことは

    ・自治体が開示している情報にふれる
    ・自治体が欲しい情報を持っていることを伝える

    ことです。

    各自治体のHPにある行政計画、予算書、WEBサイトの開示情報をチェックし、自社と関連がある記載内容でフックをかけることがアポ取りにおいては重要です。
    その理由は、自治体には開示情報に説明責任が生じるからです。
    「教えてほしい」と言われた場合、説明を行うことが義務となっているため、開示情報の説明を理由に時間を割いてもらうことができます。

    また自治体が何を求めているか?というニーズを把握し、そのニーズに対応できる情報を持っていることも一緒に伝えることで、アポ取りの精度をさらに高めることができます。

    では、実銭!ポイントを踏まえたやり取りの事例をご紹介しましょう。

    ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
    【B社の社員】
    「貴市HPで〇〇計画を拝見しました。この計画の重点施策に関する情報をお届けしたいと思っております。少々お時間いただけますか」
    【電話を受けたB市の職員】
    「(詳しく説明する必要があるし、役立つ情報がもらえそう)そうですか。ぜひお越しください」
    ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

    自治体ヒアリングのアポ取りは民間企業相手とは異なる、押さえるべきポイントがあります。
    コツをつかめばアポ取りもスムーズになるかもしれません。ぜひ意識してみてくださいね。

    ■まとめ

    マメ知識にはなりますが、ビジネス上でよく使われる「いつもお世話になっております」という挨拶を、自治体ビジネスでは「ご公務でお忙しいところ、失礼いたします」にしてみましょう。

    ねぎらいの言葉は誰でも嬉しいものです。
    地域に貢献していくためのパートナーとして、こうしたコミュニケーションも大切にしていきたいですね。

    第3回 案件獲得には話し上手より聞き上手! 自治体ニーズを引き出す「5つの原則」とは

    自治体ビジネスは民間企業と同様、相手からいかに深いニーズを引き出せるかが勝負!
    今日は自治体ニーズを深く引き出すために覚えておいてほしい、超基本的な5つの原則についてお話します。

    ■原則① ヒアリング前に「自治体ルール」を理解しておく

    自治体ビジネスを始めると、民間企業と「仕組み」が異なる自治体のやり方に驚くことも多いでしょう。

    例えば「自治体トップといわれる首長に仕事発注の権限がない」「情報提供に適切な時期がある」など独自のルールがあり、必要な対応があらかじめ決まっています。自治体ルールの存在を知り、配慮することで「この人はルールを理解してくれている」と信頼関係構築の第一歩を踏み出すことができます。

    まずは民間企業にはない独特なルールが自治体に存在することを頭の隅に入れておきましょう。

    ■原則② 予算書や行政計画で「何を求めているか?」をチェック

    予算書や行政計画などの行政資料は、自治体が産業振興や子育て支援などのそれぞれの領域で、何を重視し進めていくのかを示した文書です。

    行政資料は民間企業でいうと中長期経営計画や決算書に該当します。
    民間営業の場合、もし入手可能なら営業先の企業の情報収集として、中長期経営計画や決算書は必ず目を通しますよね。
    自治体ホームページから行政資料もダウンロードできます。
    ヒアリング前に手に入る書類には最低限目を通し、事前に内容を把握しておきましょう。

    予備知識のないままヒアリングを行うと「何か困っていることはありますか?」というような、聞かれた職員がどう答えたらいいかわからないヒアリングとなってしまいます。

    「特にありません」といわれたらそれ以上話が進まず、いまその部署が何をどのように進めていてどんな課題感があるのか掴むことができません。

    時間は限られているので「結局、重要な話ができなかった…」なんてことになったら、もったいないですよね。

    民間企業相手の商談と同様に、事前の下調べはとても大切です。

    ■原則③ 仕事の流れを理解して、アプローチに配慮

    自治体は公務員法、地方自治法に基づき公務を行っています。
    民間企業とは仕組みそのものが異なるため、スピード感もゆるやかです。

    そのため「自治体は対応が遅くはないか?」という姿勢で関わる民間企業がありますが、その姿勢を職員は敏感に感じ取ります。
    遅れているのではなく、法律で公平に扱わなければならない義務があることを理解しましょう。
    互いに配慮しあえる関係を築いていくことが、アプローチや入札には大切です。

    ■原則④ 一にも、二にも信頼関係

    どんな対人関係も「信頼」が大切。このことはみなさん、十分ご存知かと思います。

    現在自治体は、自分たちの力だけで住民の暮らしを快適に維持することが難しいことに気付いています。
    そこで求めたのが質の高いサービス、アイデア、ノウハウを持つ民間企業です。
    自治体は上下関係のない、未来を共につくる「パートナー」としての企業を常に探している状態です。

    パートナーに選ばれるためには、どうしたらいいのでしょう?

    これは当事者の立場になれば、答えが出てくるかもしれません。
    みなさんが「パートナーになってほしい」と感じる相手とは、どんな人でしょうか?

    ・組織のルールや、働く人の気持ちを知る努力をしている人。
    ・いつも課題に寄り添う姿勢の見える人。
    ・「ありがとう」と感謝の姿勢を示してくれる人。

    そんな人ではないでしょうか。
    信頼関係は、ちょっとした気遣いや思いやりの気持ちで育まれていくと私は思います。

    ■原則⑤ 傾聴スキルを磨いておこう!話し上手より「聞き上手」

    「傾聴」という言葉をご存知でしょうか?

    傾聴は相手の話を相手の立場、気持ちに共感しながら理解しようとすることです。
    評価や否定なしに、話の背景に肯定的な関心を寄せ、話が分かりにくいときは「分からない」と伝え、確認することも含まれます。

    ヒアリングのパターンとして、例え行政計画や予算書に関する話題であっても「弊社はこの取り組みに関して実績があって…」などこちらの都合で話したいことを並べるようであっては相手から情報を引き出すことができません。

    そんなときは傾聴を意識してみましょう。

    抱えている課題の背景に、どんな情報が隠されているかに関心を持ちましょう。
    そして「その課題はどんなことがきっかけで生まれたのでしょう?」など「はい・いいえ」ではなく「オープン・クエスチョン」といわれる回答に広がりを持たせる問いかけで、自治体特有の具体的な情報を得ていくようにします。

    自治体ニーズを引き出すためのヒアリングでは、話し上手ではなく「聞き上手」な姿勢を心がけるようにしましょう。

    ■まとめ

    自治体ニーズの引き出しには、5つの原則があることをぜひ覚えておいてくださいね。

    原則① ヒアリング前に「自治体ルール」を理解しておく
    原則② 予算書や行政計画で「何を求めているか?」をチェック
    原則③ 仕事の流れを理解して、アプローチに配慮
    原則④ 一にも、二にも信頼関係
    原則⑤ 傾聴スキルを磨いておこう!話し上手より「聞き上手」

    第4回 信頼関係を構築するために!自治体ニーズの引き出しに役立つ神業ツール3選

    今回は「自治体ニーズの引き出しに役立つ営業ツール」についてです。
    事前に用意しておけば貴重なヒアリングの時間を効率的に使え、課題が明確になります。
    早速ご紹介していきましょう。

    ■「自治体が喜ぶ」コミュニケーションツール

    名刺、会社のパンフレット、商品カタログ、商品マニュアルにノベルティ…。営業活動で使用する道具のことを「営業ツール」といいますよね。

    営業ツールは「自社の商品、サービスを分かりやすく紹介するもの」と捉える人も多いかもしれませんが、私が今から紹介するのは「自治体側のメリット」になるツールです。

    少し例え話をしてみましょう。

    あなたは婚活パーティーで相手を探しています。そんなとき、いきなり目の前に現れて「結婚してください」といわれたら、あなたはどう思いますか?
    ・「私はこんな人間です」
    ・「私の魅力はここです」
    ・「私と結婚すると、こんなメリットがありますよ」

    このように一方的に続けざまに喋られると、誰でも戸惑ってしまうのではないでしょうか。
    「私のことを知りもしないのに…」と不信感を抱いてしまいますよね。

    アプローチを成功させたいなら相手がどんな悩みを持ち、何を求めているのかを把握することが重要です。

    さまざまなリサーチや質問によって、自分のことを深く理解しようとしてくれる相手に、あなたはどんな気持ちを抱きますか?

    しっかりと寄り添ってくれる姿勢に、誠意を感じるのではないでしょうか。

    自治体ビジネスにおいて重要視されている信頼関係の構築は、「理解に努める姿勢」から始まります。
    今から紹介するツールは、そんな信頼関係を獲得するためのコミュニケーションツールといえるでしょう。

    ① 課題チェックリスト 

    限られた時間の中で、効率的な課題抽出に役立つのが「課題チェックリスト」です。
    これは5W1Hを意識して質問項目をリストアップしたものです。

    例えば、行政計画の中に「〇〇をします」という記載があったら

    ・「いつ頃行う予定ですか?」
    ・「どのような進行をお考えですか?」
    ・「ご担当は誰になりますか?」
    というように、5W1Hを交えた設問を書いてまとめておきます。

    この設問リストが課題チェックリストそのものになります。
    リストを事前に用意しておけば、効率的に多くの課題感を伺うことができるでしょう。

    ② 1枚提案書

    1枚提案書は本格的な提案書の一段階前のもの、というイメージです。
    内容は課題チェックリストで浮き彫りとなったニーズに自社が提供できるソリューションを見出し、解決プランを記載したものです。
    「自治体課題の詳細はヒアリングで判明するのだから、その前に完璧な1枚提案書を作ることは不可能なのでは?」
    と思う方もいるかもしれません。おっしゃる通りです。
    だから1枚提案書は空欄が多くてもOK、未完成のままで十分です。
    実はこの空欄を利用してヒアリングすることに、1枚提案書の意味があります。

    1枚提案書を提示しながら、こんなふうにアプローチしてみましょう。
    ・「弊社ではこんな考えがありますが、課題に対してご意見をいただけないでしょうか?」
    ・「弊社ならではの強みについて、ご意見をいただけないでしょうか?」
    ・「この空欄を埋めるとしたら、何が妥当だとお考えでしょうか?」

    こんなふうに質問すると、相手は「それなら、こうしたほうがいいのでは?」と答えをくれることがあります。
    こうしたやり取りは、自治体職員と一緒に提案を作り込む状況を自然に生みだしてくれるのです。

    ③ 調査レポート

    自治体は住民から預かったお金を効果的に、有意義に使うことが仕事です。

    ただ「何をすれば正解なのか」を見極めるのは難しく、失敗するリスクもあります。そこで失敗のリスクを減らすため、他の都市の取り組みを参考にすることがあります。
    参考として喜ばれるのが、他の自治体における先行的な施策事例をまとめた「調査レポート」です。

    作り方は簡単!
    あるテーマについて現在の取り組み内容や課題感をヒアリングし、その結果をA4で1枚程度のレポートとしてまとめるだけです。
    自治体はお盆の時期までに次年度の事業に関する情報を探します。
    その情報を上司に共有する際、書面に落とす必要がありますが、一から作るのは大変。
    そのため、上司にそのまま渡せる資料をレポートとして用意してくれる企業がとても重宝されるのです。

    時間と手間はかかるかもしれませんが、得られる信頼は絶大といえるでしょう。

    ■まとめ

    自社の製品やサービスのパンフレットを手元に置いてつい説明したくなってしまうのは、自然な心理です。
    ただヒアリングだけは「自治体の課題を徹底的に洗い出す時間」と割り切ってみてはいかがでしょう。自分たちの課題に寄り添おうとしてくれる民間企業を、自治体側はとても大事にします。

    パンフレットは後日郵送やメールでお送りすることもできます。ヒアリングではニーズを引き出すことで、単純に「売りたい」だけでなく「力になりたい」という思いも伝えていくことが成功への第一歩でしょう。

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