第4回 自治体ビジネスにおける「コンプライアンス」対処法と予防法

みなさん、こんにちは。
株式会社LGブレイクスルー代表取締役の古田智子です。

コンプライアンスについて学ぶメルマガ全4回も、いよいよ最終回となりました。 

実践編! 「コンプライアンス違反を防ぐためにできること」「コンプライアンス違反をしてしまったときの対処法」 についてお話していきます。 違反しないための予防策を立てておく、万が一違反をしてしまったときに被害を最小限におさえる対処をする。
自治体ビジネスにおけるコンプライアンスは「予防」と「対処」は1セットとして捉えておきましょう。

■コンプライアンス違反を防ぐ方法 
コンプライアンス違反を未然に防ぐには、どんなことをすればいいのでしょう?
具体的には下記の行動を実践することでコンプライアンス違反を予防することができます。 

①応札の際の入札仕様書の内容は複数人で確認し、応札金額も複数人で確認する。
入札額を1名の担当者のみでおこない金額間違いに気付けなかった。
仕様書の内容を誰かが確認していると思い込み、納入不可能な案件に応札してしまった。
これらはいずれも実際に起こったトラブルです。
入札をする際はその内容を担当、上長を含め最低2人以上で確認すると決めておきましょう。
具体的な確認項目は入札額、仕様書、件名のほか、営業品目、規格、納期、資格、許認可、第三者委託制限など。
また仕様項目にあいまいな点、疑問点がある場合は問い合わせ先に確認しておくことも大切です。
あとで必要になる場合に備え、メールでのやり取りなども手元に残しておくようにしましょう。 

②自社定款の理解と事業許認可資格の確認 
ある民間企業は自治体の引っ越し業務委託を落札しましたが、当該企業は定款で引っ越し業務はなく、かつ第1種貨物利用運送の事業許認可を得ていないので、落札後辞退することになりました。 
これは自社の定款を確認していないことと、事務所移転ビジネスに事業許認可が必要だと認識していなかったことが原因です。応札する前に、まずはしっかり自社借款と自社の許認可されている内容を理解しておきましょう

 ③落札後の辞退は原則禁止にする 
「落札後の辞退」は思っている以上に危機的事態です。 
落札したあとに辞退すると指名停止処分などの行政処分を受ける可能性があります。指名停止処分を受けると社会的な信用を失うばかりか、取引先との関係も悪化する恐れがあります。
できる限り、落札後の辞退は避けたいところです。 
ただ「辞退しないと経営難に陥るくらいの損失が発生してしまう」という場合もありますよね。
そんなときは現場判断せずに上司経由で内容を伝えてもらい、経営管理の責任者や事業本部長、社長の決裁を得るようにしましょう。

■違反してしまったときの対処 
民間企業にとってコンプライアンス違反に関わる不正・不祥事は思ってもみないタイミングで起こることが多いはずです。自治体ビジネスにおいてトラブルが起きたときにはまず何をすればいいのでしょう。
被害を最小限におさえるには「初動対応」が何より大切。
この対応を迅速におこなうことが、その後の企業の明暗を分けることになります。

① 「とにかく早く伝える」初動対応の基本
何かが起こったとき、まずはすぐに伝えることです。伝える先は上司、管理責任者です。
電話などで「起こった事実」を報告します。何よりも迅速におこなうことが大事です。

②「事実をまとめる」判断決定のための文書作成 
上司や管理責任者に知らせたら、担当者はこれまでの案件の進捗状況、取引先とのメールなどのやり取り、書類、取引先に話した内容などの「事実」をまとめ、文書にする作業に取りかかります。
これは上司や管理責任者がさまざまな視点から最適な判断をおこなうための資料となります。

③最低限の調査とヒアリング 
トラブルが起きると細かい調査に乗り出したくなりますが、それは後回しでも大丈夫。
初動対応では方針を決めるために必要最低限の調査だけおこないます。 
また実行者・担当者から直にヒアリングをおこない、顛末書を書いてもらいます。
必要最低限の情報がまとまったら、再度上司・管理責任者に報告・相談をおこないましょう。 

■まとめ 

自治体のコンプライアンス違反はまず「起きないように予防すること」が何よりも大事です。
ただ人間はロボットではないので、間違えることは誰にでもあります。 トラブルが起きてしまったときは今回ご紹介した初動対応を心に留め置いていただき、迅速に実行していただければと思います。

【無料相談のご依頼はこちら】