第1回 年度末の自治体事情~なかでは何が起こっている?

みなさん、こんにちは。
株式会社LGブレイクスルー代表取締役の古田智子です。

少しずつですが、春の訪れを感じる日々。
ゆったりのんびり過ごしていきたいところですが、3月は年度末。 どこもかしこも忙しくなる時期ですよね。 この時期、実は抑えておきたい自治体コミュニケーションがあります。

今回から全4回にかけ、年度末ならではの自治体との関わり方についてお話していきます。
ポイントをおさえて新年度に備えていきましょう。

■年度末に起こる、2つのこと

 自治体ビジネスにおいて、年度末に起こる代表的な事柄は 1. 受注したお仕事の納品、2. 職員さんの人事異動 の2つです。
 「年度末」は商品やサービスの納品と人事異動が重なることが多くあります。 すでに自治体と取引をしている企業にとって、 この時期の自治体コミュニケーションが適切におこなえるか否かは新年度以降のビジネスに大きな影響を与えます。 年度末の自治体コミュニケーションは、思った以上に重要なのです。

① 年度末は仕事の納品がある

 自治体ビジネスに参入している企業なら「3月末の納品が多い」ことは、すでにご存じかもしれません。 年度末になると自治体は民間企業から納品された商品やサービスが 最初に取り決めたルール通りに納められたかどうかをチェックしますが、 ルール通りでない場合はさまざまな対応が必要になることがあります。

 例えば、自治体が民間企業のA社に防犯カメラを10台設置する仕事を頼んだとします。ところが納品を予定している3月になってもカメラの調達が間に合わず、8台しか設置できなかった… この場合は年度内になんとか残り2台の納品を間に合わせるのか、 それとも年度明けに不足分を設置するのかといった自治体内部の手続きや 民間企業への指示・調整などが3月に発生してしまう、というわけです。

 3月は年度末と重なり、自治体も民間企業も互いに忙しい時期です。 受託したものの管理が徹底しておらず、納品した商品やサービスに不備があったときは 指示や調整のやり取りだけでなく、一からやり直しになってしまう可能性もゼロではありません。 自治体の指示に従わない、調整に応じない場合は次回からその仕事そのものが他社に回ってしまったり、 最悪の場合は指名停止(出入り禁止)になったりすることも…。 受注したお仕事は最後まで徹底した管理のもと、定められた条件を満たしたうえで 期限内に納品することを常に頭に入れておきましょう。

② 職員の人事異動

 これまで関わってきた自治体職員さんが、人事異動で全く別の部署にいってしまう…!
「年度末」には、こんなことも頻繁に起こります。 自治体職員さんにとって「人事異動」は、もはや宿命といっても過言ではありません。 多くは3年前後、長くても5年ほどで異動となり、これまでの職場を離れてしまいます。 異動を自治体がおこなっている理由に「公平性」があります。 自治体は地域の住民の税を預かっているため、公平に仕事をしなければなりません。 長い間、同じ職場にとどまってしまうと「不正の温床となる可能性がある」 というのも異動のスパンが短い理由のひとつです。

また自治体は地域住民のためのサービスが潤滑に回ることも重視しています。 「すべての職員にはゼネラリストとして、全体がわかるようになってほしい」 そんな思いも頻繁な人事異動につながっています。
仕事や事業を何年もかけて一緒に取り組んでいきたい、 という企業にとって「人」が変わってしまうのは大きなインパクトです。 では、関わる職員さんの人事異動はいつごろ明らかになるものなのでしょう?

 異動の情報は民間企業が自治体や本人に確認しない限り、発信されることはありません。 ただ辞令が出たあと、職員さん本人が企業担当者宛てにメールなどで「異動のご挨拶」をすることはよくあります。 とはいっても、人事異動の辞令が出てから異動までの期間は1週間程度。挨拶をする余裕すらない…というのが実情です。

自治体の職員異動には、こんな事情があることも知っておきましょう。

■まとめ

「仕事の納品」と「人事異動」。これが「年度末に起こる、2つのこと」でした。
次回は「年度末対応の重要性」ということで、職員の引き継ぎ対応について詳しくお話します。

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