第4回 年度明けに大事にしたい、人事異動後のフォロー

みなさん、こんにちは。
株式会社LGブレイクスルー代表取締役の古田智子です。

「年度末におさえておきたい自治体とのコミュニケーション」をテーマとしてお話させていただいたメルマガも第4回目となりました。このテーマでのお話は、今回が最後となります。

最後にお話するのは人事異動後の「フォロー」についてです。嵐のような人事異動のあと、私たち民間企業はどんなフォローをすれば良いのか、詳しくお伝えしていきます。

■新しい担当者さんが来たら…

年度が明けて後任の担当者さんがやってきたら、まずは「ご挨拶」です。
タイミングは「なるべく早く」。遅くとも4月なかばくらいまでを目安にします。

事前にアポをとったうえで自治体を訪れ
「前任の〇〇さんには、非常にお世話になりました」
と前置きしたうえで、自己紹介をします。

その際、引き継ぎ書の件にふれ
「前任の方に引き継ぎ書のファイル一式をお渡ししておきましたが、ご覧いただきましたでしょうか?」
とつけ加えます。

「引き継ぎ書」とは第3回目のメルマガでお話したとおり、前任者との「これまでやりとり」をまとめた資料のことです。案件名を記載したクリアファイルなどにこれまでの経緯や自治体との合意状況、準備状況、自社の概要などを各項目ごとにA4用紙1枚に出力し、まとめたものですね。

後任の担当者さんに声がけをして「あります」と言ってくれた場合はそのファイルを手元に持ってきてもらい、打ち合わせを続けていきます。

もしも「あれ、知らないな…」となったら「実はこういったファイルを渡しておいたんですが…」とファイルの形状や内容をお伝えします。すでに手渡されてはいるものの机の上に置かれたままになっていることもあるので、どんな見た目なのかを伝え、探してもらいましょう。

引き継ぎ書の存在は、商談のひとつのフックになります。どういう経緯を経てきたのかすぐに理解できるためスムーズに打ち合わせに誘導できますし、信頼関係を構築している企業であることを示すことにも繋がります。

引き継ぎ書が手元にあるかどうか新しい担当者さんに確かめ、話を進めていくことでほかの新規参入企業と差をつけることができるはずです。

■新しい環境で不安な「気持ち」を汲み取る

後任の担当者さんにとって新たな職場での業務は、これまでと180度異なることも多く、彼らは不安とプレッシャーでいっぱいです。

これは民間企業でいえば、全く新しい業界に転職したようなものです。
自分の知らない世界に飛び込んだばかりのころは、知らないことばかりで心細くなりますよね。

早く仕事を覚え、周りの職員さんとコミュニケーションをとって信頼関係を築いていかなければならないこの時期は、ある意味で試練のとき。

特に新しい職場の仕事について後任の担当者さんは素人なので、民間企業の皆さんのほうが業界のことを詳しく知っていたりするものです。
人事異動でやってきた新しい担当者さんには「サポートする気持ち」を持って接しましょう。特に、業界の動向や最新情報を簡単な資料にまとめて積極的に説明、差し上げれば「頼りになる存在」として一目置いてもらえる可能性がありますし、今後の信頼関係の構築にも役立つかと思います。

■まとめ

年度明けの後任の方へのフォローは4月半ばまでに早めにおこない、引き継ぎ書を見てくれたかどうか、確認するところから始めましょう。

年度明けは信頼関係を構築するのに重要なタイミングです。
「職員さんの立場になってサポートする」フォローで自治体ビジネスを成功へとつなげていきましょう!

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