第4回 勝てるプレゼンテーション!勝率を上げる4つのポイント

みなさん、こんにちは。
株式会社LGブレイクスルー代表取締役の古田智子です。

全4回にかけてお届けしてきた「プロポーザルの戦い方」、
最終回となる本日は「勝てるプレゼンテーションのポイント」についてです。

自治体ビジネスにおけるプレゼンは「企画提案書の説明」以上の意味合いを持ちます。
勝つために何をすべきなのか?具体的にお伝えしていきましょう。

■プレゼンルールを確認しよう!

プロポーザルのプレゼンには、ルールが設定されています。
ルールは実施要項、あるいはあとから通知されるお知らせなどに記載されていますが、このルールを忠実に守ることが勝つための第一条件です。

例えば「プレゼン時間は20分、質疑応答は10分」など所要時間が決められており、参加人数も決まっています。
使用可能なツールも「企画提案書のみOK」もあれば「パワーポイントのみOK」の場合も。
機材も持ち込めるのか、自治体側で用意されたものを使うのか、案件によってルールが異なることが多いので、しっかり確認しておきましょう。

また、プレゼンは「何番目」に行うかで、戦略を変える必要があります。
例えば午後からの2番目、3番目あたりは評価員の集中力が途切れるため、不利といわれます。

そこで、プレゼンの導入部分で「みなさまの地域をよりよくするとっておきの提案をご用意いたしました」など引きのある言葉を持ってきたり、プレゼンの途中で「ここまでのところで〇〇という印象を持たれたのではないでしょうか」と評価員に考えさせるコミュニケーションを取ったりする必要が出てきます。

一方、トップバッターやいちばん最後のプレゼンは有利!
トップバッターはインパクトの強さを意識した構成にすることで、企業の評価基準になることができますし、いちばん最後のプレゼンは、たくさん行われたプレゼンの中でも、最も新しい記憶として評価員にインプットされ、思い出してもらいやすくなるからです。

何番目になるかは運次第ですが、順番に合わせた作戦をたてていきましょう。

■「プレゼン計画表」をつくろう!

プレゼンのルールを理解したあとは、各項目を説明するために必要な時間、
要点、競合対策などをまとめた「計画表」をエクセルなどでつくり、まとめておきましょう。

(参考例)
・ヘッダー(案件名、日付など)
・各項目のプレゼンの所要時間
・要点の箇条書き
・競合対策

特に「競合対策」の項目は必ずつくります。
競合対策は、自社が他社よりいかに優れているかをどのように訴求するか、箇条書きにしたものです。
競合対策を盛り込むことで「ただの説明」ではなく「他社に勝つ具体的なポイント」をつくことができ、訴求力が高まります。
また、プロポーザルが終わったあとも「何が良くて、何がダメだったのか?」が分かるため、振り返りの際に役立ちます。

■質問への「回答」を準備しておこう

プレゼンには必ず質疑応答時間があります。質問への回答を用意しておきましょう。
評価員は案件に対する疑問点を解消してから評価に入るため、回答を準備しておくことが「勝ち」につながります。

では、どんな質問が飛び出してくるのでしょう?
具体的な例を下記にあげてみました。

・「〇〇市の地域特性を踏まえ…」とありますが、地域特性をどんなものとお考えでしょうか?
・「市民を巻き込んで…」とありますが、巻き込み方について教えてください
・○○はどのように行われますか?場所や手法について教えてください

こうした想定質問と回答、そして「誰が答えるか?」までを記載したシートをつくっておきましょう。
質問の内容にしっかり回答できる担当者が答えることで、納得感のあるプレゼンになります。

また「これは聞かれたらまずいな…」という質問が1つや2つはありますよね。
その場合は100%ではなくても、リカバリーできる回答をひとまず考えておきます。
準備のない状態で弱点をつかれてしまうと、気持ちが焦って回答が支離滅裂になることも…。

100%の回答でなくても、答えられる状態をつくっておくことで気持ちが少し楽になるかもしれません。

■リハーサルで精度を上げよう!「15分 3ステップ」

いよいよプレゼンの日が迫ってきました。このタイミングで、必ずリハーサルをしておきましょう。
リハーサルをすると全体の流れが確認でき、現時点での改善点が見つかります。

作成したプレゼン計画表を手元においたら「15分 3ステップ」で実践!
その具体的な流れをご説明していきましょう。

ステップ①
まずは計画表にそって、進めます。このとき各項目のラップタイムを計っておきましょう。
終わった時点で予定より時間をオーバーしている部分があるはずです。

そこで「どの担当者の、どの部分を削るのか」を検討します。
ポイントは「訴求ポイントを削らない」こと。
全体の評価配点が低いところを削るのか、全体的に分散して削るのかなどを検討し、プレゼン内容を修正します。

ステップ② 
修正し直したプランで再度リハーサルを行い、予定通りの時間内に収まるまで繰り返します。

ステップ③
質疑応答も含め、全体を通してプレゼンを行います。

この「15分 3ステップ」を行うことで、効率的に最大の効果が発揮できるプレゼンテーションに仕上げることができます。
余裕があればステップ①~③のサイクルを繰り返し、精度を高めていきましょう。

■まとめ

プレゼンで勝つためにはルール確認や事前の計画表づくり、リハーサルなど「すべきポイント」があることをお伝えしました。仕組みを理解して「勝てるプレゼン」を目指していきましょう!

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